どのような展示会かによって会場探しのポイントは変わってきます

展示会の会場を探す時にはまず、内容である使用目的や場所、来場者の年齢層を考慮して検討します。会場で行うのはどのような内容なのか。来場される方々のアクセス方法や年齢層によっても会場設備、広さなどは異なります。次に規模は イメージに合ったものを選ぶのがポイントです。来場者数や広さ、また天井高も会場のイメージの1つになります。次は形式です。 形式によって収容人数が異なってきます。事前に形式を設定した上で、当日人数が多少増えても対応できるよう、少し余裕を持って広めの会場を手配すると安心です。そして大切なのが予算です。追加料金等に注意することや会場の金額設定は様々で1時間単位で借りられる施設もあれば、1日単位で利用可能な施設もあり、料金の設定次第では大きく金額も変動してきます。また、実際に利用する時間以外であっても、搬出入にかかる時間が料金として発生する可能性もありますので、注意が必要です。

来場者から考える会場探しのポイント

展示会に使う会場を探す場合、様々な事を考慮しなければなりません。会場自体の利用料金や規模、機材等の有無もそうですが、まず展示会は来場者であるお客様が来ることが前提となります。なので、1度その立場になって振り返る事で見えてくるものもあります。例えば交通のアクセスです。駅が近くても会場までの道のりが分かりにくかったり、主要道路が多く、一見交通の便が良さそうに見えても駐車場が無ければアクセスしやすいとは言えません。そこで送迎バス等を使用すれば良いのか、予算的に別の会場に変更するのか検討します。他にもトイレの数を考慮する事も大切です。来場者数を考えたうえでトイレの個数は足りているか、他のフロアの物も利用できるのか等事前に確認しておくことで気持ちよくお客様に参加してもらう事ができます。

展示会の会場探しをするときにしておきたいこと

今、展示会の会場を探そうとしたら専門のサイトや管理会社が多く出てくると思います。しかし、その時どこに着目して探せばよいのでしょうか。まずは希望する場所や人数、用途から会場を絞り込んでいきます。ここが明確でないとせっかく見つかっても欠点が出てきてしまい、探し直しをしなくてはいけなくなります。次にその会場に問い合わせをします。そしてその中から予算に見合ったものや、希望する事があれば伝えたり、確認をしたりとやり取りを行います。これだけの事を個人でやろうと思うと時間的コストが多くかかってしまします。そこで代行業者を上手く利用しましょう。業者によっては希望する会場にまとめて問い合わせをし、その後のやり取りもスムーズにいくように手配してくれます。また、同じ条件であればこっちの方が安い、などの物件の提示もしてくれるため、思わぬ会場を見つける事ができるかもしれません。