展示会の会場を利用するために必要な費用について説明します

展示会を行う際に、会場をどこにするのかは成功するかどうかを分ける重要なポイントです。展示会開催が決まったらすぐにやるべきことは会場探し、そして予約です。今までの会場選びで、アクセスのいいところが予約でいっぱいだった、いざ借りてみたら必要な設備がなかった、思っていたよりも展示会が長引いてしまって会場の費用が上がったなど頭を抱えている方もいるでしょう。そこで、展示会会場の選び方について説明していきます。まず、1番大切なポイントは「アクセス」です。これは、都会で電車がよく通っているところなら大丈夫というわけではありません。というのも、やはり都会は人気が高くすでに予約されているということが少ないからです。そこで、都会から少し外れたところがおすすめです。完全な田舎というわけではなく電車も通っているくらいがお客さんにとっても都合がいいでしょう。

展示会の会場選びのポイントは?

次に、「施設」です。開催する展示会のスタイルによって会場は変わってきます。例えば、細かく壁を区切って作品を飾るのか、間に細かく区切る壁などがなく大きな部屋全体の壁に作品を飾るのかによって違います。そして、展示会で飾る作品がその施設で対応できるのか施設の環境を見ておく必要があります。例えば、動画を流す必要があるのなら、スクリーンなど映像機材があるのか、展示物を照らす照明設備はあるのかなどです。そして、利用時間です。会場を借りる際には終日借りられるところと時間単位で借りられるところとさまざまです。数時間程度で終わる展示会なのに終日借りる必要はありません。なのに、会場によっては終日貸しのみ行っているところもあるため、どの程度の時間がかかるのか想定して選ぶ必要があります。

展示会の会場にかかる費用はどのくらい?

今までは会場を選ぶ際に気をつけるポイントについて説明してきました。しかし、1番気になるのは「費用」ですよね。会場を借りるのに必要な費用は、1時間1000~5000円程度とかなり幅広いです。場所や広さによっても変わってきますので、先にどのくらいの規模で行うのかを決める必要があります。ホームページに書かれていることが多いですが、会場によっては特有の課金形態があるところもあります。その場合は直接電話など問い合わせをする必要があります。そのときには展示会でなにをするか?ということと、スケジュールを伝えておくことです。予め、見積を取り寄せておきましょう。また、延長料金は割高になることが多いため設営時間や展示時間、後片付けの時間をすべて含めて予約を取るようにしましょう。以上の点が会場選びのポイントです。