展示会の会場を探す際に注目すべきポイントをお教えします

企業でも個人で展示会を開く方は少なくありません。企業であれば、自社製品などを展示したり、個人であれば自分が描いた絵画作品などを展示したりと様々な用途で開かれる展示会がありますが、今回は展示会の会場を決める時のポイントを中心に紹介していきます。展示会の会場を選ぶときに一番重要視しなければならないのはアクセスの良さです。アクセスの悪い会場だとそれだけで足を運ぶのをやめようと思う方もいるので、予算の関係もありますが、できれば駅から近いアクセスの良い会場を選ぶことをおすすめします。また、展示会の性格に合ったスペースイメージも事前に明確にしておく必要があります。どういった会場で展示会を開催するかによった、来場された方が感じるクオリティに差が出てきます。来場された方来てよかったと思ってくれるような会場を決めるようにしましょう。

展示会の会場選びと当日までに準備しておくこと

展示会を開催することが決まったら、展示会の規模にもよりますが、企業であれば実施プロジェクトチームを決めます。プロジェクトチームは、統括責任者をはじめ、営業担当者やサイトの企画や制作を行う担当者、広報担当者を決めて動いた方がスムーズに展示会までの準備を行うことができます。会場を決める際のポイントとして、会場の付帯設備も確認しておきましょう。展示会で何を使用するかを決めて、会場に付いている設備も確認しておくと、会場にあるものであれば企業側で準備する手間が省けます。また、他の企業と合同で展示会を開催する場合は、出店企業の募集をしなくてはならないので、展示会開催の半年から1年前には募集を始めるようにしましょう。費用対効果を考えた展示会会場に決め、サポートする運営業務も必要になってきます。

展示会を成功させるための準備の流れ

まず、サポートする運営業務として、展示会のテーマに沿ったパンフレットや出展案内、企画書の作成などを行います。想定するターゲットに会場に足を運んでもらうための有効な告知計画をポスターやチラシ、ネットの広告などを制作して、メディアへのアプローチをするようにします。展示会開催の3から4か月前には、DMやSNSなどを利用し、協賛の企業と連携して来場者にアプローチするようにしましょう。開催の2か月前には、市ブースデザインを集客効果が高くなるようなデザインや、商談につなげられるようなブースのレイアウトなどの企画や提案をしていきます。また、展示会で使用する電気や水道などのインフラの工事も必要であれば行っていきます。その後、ブースの建て込みや装飾、清掃などを行っていき、会場全体快適な環境で展示会を開催できるようにしていきます。